7 passi per creare un contact center in outsourcing

Se la vostra azienda ha a che fare con i clienti, un contact center è essenziale per comunicare con loro. Tuttavia, trovare e formare agenti dedicati per avviare un’attività di call center richiede tempo e fatica. Ecco allora che un contact center in outsourcing entra nella vostra strategia aziendale. Outsourcing dei contact center è efficiente dal punto di vista dei costi e può togliere la responsabilità della gestione dei clienti dalle vostre spalle. Questo blog post descrive i passi che l’azienda deve compiere per gestire la configurazione del call center e trarre vantaggio dal processo. Continuate a leggere per scoprire come superare i vicoli ciechi di una partnership per il servizio clienti.

La corretta implementazione del contact center in outsourcing: Guida passo-passo

1. Scoperta approfondita e creazione di requisiti di business.

Come aprire un call center? Un’azienda deve comprendere chiaramente i propri processi aziendali e i problemi principali, ad esempio cosa le manca e perché ne ha bisogno Assistenza clienti in outsourcing. L’azienda può iniziare a delineare le proprie esigenze e a pensare a come un contact center possa supportarle. Solo approfondendo la questione, il cliente sarà in grado di compilare un elenco di requisiti per il team di outsourcing e le condizioni per il suo lavoro.

2. Ricerca di fornitori affidabili

In questa fase le aziende dovrebbero fare tutto il possibile per trovare il fornitore giusto. Di solito chiedono consiglio ai loro partner commerciali o cercano caratteristiche e recensioni su piattaforme come Capterra, G2. È fondamentale selezionare il servizio di contact center in outsourcing che corrisponda agli obiettivi e ai valori della vostra azienda, in modo che il lavoro proceda in un’unica direzione. Potete trovare recensioni sul servizio di contact center in outsourcing WOW 24-7 su la piattaforma Clutch.

3. Processo di negoziazione

Durante il processo di negoziazione, il fornitore e il cliente concordano i termini della cooperazione. Il cliente sceglie un pacchetto o un piano tariffario, il numero di interazioni, ecc. Ad esempio, WOW 24-7 ha tre tipi di pacchetti condivisi: Startup, Basic e Semi-Dedicated. Si distinguono rispettivamente per il numero di interazioni mensili che gli agenti possono elaborare, per il tempo di fornitura del servizio e per il tempo di formazione.

– Il pacchetto Startup può elaborare circa 700 interazioni al mese, dedicando 130 ore al vostro progetto. Il periodo di formazione dura 1-2 settimane.

– Il pacchetto Basic può elaborare fino a 1.350 interazioni al mese, dedicando 270 ore al vostro progetto. Il periodo di formazione dura 1-3 settimane.

– Il pacchetto semi-dedicato può elaborare fino a 2.000 interazioni al mese, dedicando 400 ore al vostro progetto. Il periodo di formazione è personalizzato.

Esiste anche la possibilità di assumere un team dedicato, il cui carico di lavoro e i cui turni dipendono esclusivamente dalle esigenze del cliente.

4. Selezione degli agenti

A seconda della tariffa scelta, l’azienda può partecipare alla selezione degli agenti per la costruzione di un call center. L’azienda deve avere fiducia nella professionalità del team scelto, poiché gli agenti sono i primi rappresentanti dell’azienda. Per formare un tono di voce appropriato, gli agenti devono comprendere e interpretare i valori aziendali e la missione principale. WOW 24-7 offre ai clienti l’opportunità di intervistare gli agenti e di scegliere le persone più adatte a trasmettere la visione dell’azienda.

5. Processo di formazione

Il tipo di formazione dipende dall’esperienza dell’agente. Per gli agenti esperti, si tratta di un’altra area di sviluppo: conoscono le basi della comunicazione con gli utenti finali, devono solo comprendere il software su cui opera l’azienda cliente e l’essenza della sua offerta commerciale. Se gli agenti sono principianti, devono seguire un corso di formazione complesso in cui apprenderanno le nozioni di base su come impostare un call center. Devono essere abili nel coinvolgimento dei clienti e nelle strategie di comunicazione principali per gestire con successo le richieste dei clienti. L’azienda fornitrice gestisce interamente il processo di formazione. In WOW 24-7, il processo di formazione richiede solitamente almeno 2 settimane e dipende dalla complessità del progetto.

6. Test MVP

In questa fase, l’azienda fornitrice verifica le conoscenze degli agenti con esami teorici e pratici sulla creazione di un call center. Si valuta la qualità dell’apprendimento e della comunicazione, si identificano i punti critici e si lavora per evitarli in futuro. Spesso il cliente partecipa a questo processo per capire il livello di preparazione degli agenti.

7. Andare in diretta

Dopo aver lavorato sugli errori, un contact center in outsourcing inizia il lavoro vero e proprio, ad es call center in outsourcing. I responsabili del controllo qualità della comunicazione effettuano un taglio mensile, ascoltano le registrazioni delle conversazioni, le valutano, redigono rapporti e li inviano all’azienda cliente in modo che sia consapevole del processo.

Afterwords

Per le aziende può essere impegnativo creare un call center individualmente, quindi un contact center in outsourcing è un’opzione eccellente per gestire le richieste dei clienti. L’analisi della strategia aziendale e la mappatura delle esigenze sono i primi passi per avviare un’attività di call center. Il cliente deve anche trovare un fornitore affidabile leggendo le recensioni sui siti web e concordando il piano tariffario più conveniente. È anche possibile che un’azienda partecipi alla selezione degli agenti e al processo di formazione, per avere la certezza del successo del contact center. Seguendo questa guida passo dopo passo, il cliente può costruire un contact center in outsourcing efficiente che lo aiuti a prosperare.

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