7 stappen om een outsourcing contact center op te zetten

Als je bedrijf te maken heeft met klanten, is een contact center essentieel voor de communicatie met hen. Het kost echter tijd en moeite om toegewijde agenten te vinden en op te leiden om een callcenterbedrijf op te starten. Dat is wanneer een outsource contact center in uw bedrijfsstrategie komt. Uitbesteding van contactcentra is kostenefficiënt en kan de verantwoordelijkheid van klantenbeheer van uw schouders nemen. In deze blogpost wordt beschreven welke stappen het bedrijf moet nemen om de opzet van het callcenter te beheren en te profiteren van het proces. Lees verder om erachter te komen hoe u door de impasses van een klantenservice-partnerschap kunt navigeren.

De juiste implementatie van het uitbestede contactcenter: Stap-voor-stap handleiding

1. Grondige ontdekking & creëren van zakelijke vereisten

Hoe open je een callcenter? Een bedrijf moet duidelijk begrijpen zijn bedrijfsprocessen en de kernproblemen, bijvoorbeeld, wat het ontbreekt en waarom het nodig heeft uitbestede klantenondersteuning. Het bedrijf kan beginnen met zijn behoeften in kaart te brengen en na te denken over hoe een contactcenter deze kan ondersteunen. Alleen door hier dieper op in te gaan, kan de klant een lijst opstellen met vereisten voor het outsourcingteam en de voorwaarden voor zijn werk.

2. Onderzoek naar betrouwbare leveranciers

Bedrijven moeten er in dit stadium alles aan doen om de juiste leverancier te vinden. Meestal vragen ze advies aan hun zakenpartners of zoeken ze naar kenmerken en beoordelingen op platforms zoals Capterra G2. Het is van vitaal belang om de contactcenterservice te kiezen die overeenkomt met de doelen en waarden van uw bedrijf, zodat het werk in één richting verloopt. Je kunt beoordelingen vinden over de WOW 24-7 outsourcing contact center service op het koppelingsplatform.

3. Onderhandelingsproces

Tijdens het onderhandelingsproces maken de aanbieder en de klant afspraken over de samenwerkingsvoorwaarden. De klant kiest een bundel of tariefplan, het aantal interacties, enz. WOW 24-7 heeft bijvoorbeeld drie soorten Shared bundels: Startup, Basic en Semi-Dedicated. Ze onderscheiden zich respectievelijk door het aantal maandelijkse interacties dat agenten kunnen verwerken, de tijd voor de dienstverlening en de trainingstijd.

– De Startup-bundel kan ongeveer 700 interacties per maand verwerken, waarbij 130 uur aan je project wordt besteed. De trainingsperiode duurt 1-2 weken.

– Met de basisbundel kun je tot 1.350 interacties per maand verwerken, waarbij je 270 uur aan je project besteedt. De trainingsperiode duurt 1-3 weken.

– De Semi-Dedicated bundel kan tot 2.000 interacties per maand verwerken, waarbij 400 uur aan je project wordt besteed. De trainingsperiode is op maat.

Er is ook een mogelijkheid om een speciaal team in te huren waarvan de werkbelasting en verschuivingen uitsluitend afhangen van de behoeften van de klant.

4. Selectie van agenten

Afhankelijk van het gekozen tarief kan het bedrijf deelnemen aan het selecteren van agenten voor het bouwen van een callcenter. Het bedrijf moet vertrouwen hebben in de professionaliteit van het gekozen team, aangezien de agenten de eerste vertegenwoordigers van het bedrijf zijn. Om een passende tone of voice te trainen, moeten ze de bedrijfswaarden en kernmissie begrijpen en interpreteren. WOW 24-7 biedt klanten de mogelijkheid om agenten te interviewen en de meest geschikte mensen te kiezen om de visie van het bedrijf over te brengen.

5. Opleidingsproces

Het type trainingsproces hangt af van de ervaring van de agent. Voor ervaren agenten is dit een ander ontwikkelingsgebied: ze kennen de basisprincipes van communicatie met eindgebruikers, ze hoeven alleen maar de software te begrijpen waarop het bedrijf van de klant draait en de essentie van zijn bedrijfsaanbod. Als agenten beginners zijn, moeten ze een complexe training volgen waarin ze de basisbeginselen van het opzetten van een callcenter leren. Ze moeten bedreven zijn in klantbetrokkenheid en communicatiestrategieën om vragen van klanten succesvol af te handelen. Het dienstverlenende bedrijf voert het trainingsproces volledig uit. Bij WOW 24-7 duurt het trainingsproces meestal minstens 2 weken en is het afhankelijk van de complexiteit van het project.

6. MVP testen

In deze fase test de provider de kennis van de agents door theoretische en praktische examens af te leggen over het opzetten van een callcenter. Ze evalueren de kwaliteit van het leren en communiceren, identificeren kritische valkuilen en werken eraan om deze in de toekomst te vermijden. De klant neemt vaak deel aan dit proces om het voorbereidingsniveau van de agenten te begrijpen;

7. Ga live

Na het werken aan fouten, begint een outsource contact center met het echte werk, bijv call center outsourcing. Speciale communicatie kwaliteitscontrole managers houden hier toezicht op. Ze maken maandelijks een knip, luisteren naar de opnames van gesprekken, evalueren deze, stellen rapporten op en sturen deze naar het klantbedrijf zodat deze op de hoogte is van het proces.

Afterwords

Het kan voor bedrijven een uitdaging zijn om zelf een callcenter op te zetten, dus is een uitbesteed contactcenter een uitstekende optie om vragen van klanten af te handelen. Het analyseren van de bedrijfsstrategie van het bedrijf en het in kaart brengen van de behoeften zijn de eerste stappen voor het starten van een callcenterbedrijf. De klant moet ook een betrouwbare provider vinden door recensies op websites te lezen en het meest geschikte tariefplan overeen te komen. Een bedrijf kan ook deelnemen aan de selectie van agenten en het trainingsproces om zeker te zijn van het succes van het contactcenter. Door deze gids stap-voor-stap te volgen, kan de klant een bekwaam outsource contact center bouwen dat het&nbsp helpt te bloeien.

Geïnteresseerd in de betrokkenheid van een uitbesteed contact center? Boek een gesprek met WOW 24-7 en ontdek hoe we jouw bedrijf kunnen helpen groeien.